Ces documents sont décrits dans la langue du créateur; la plupart des descriptions n'existent qu'en anglais. L'indice classificateur indique la division géographique de nature administrative, naturelle ou historique. Un nom de lieu est ajouté aux numéros qui ne sont pas uniques, par ex. 340-Montréal; les noms ainsi utilisés sont les noms officiels qui figurent dans les index toponymiques du Canada. La date indiquée est normalement celle de la production. Les dates inscrites entre crochets sont ajoutées; il peut s'agir soit des dates de la production ou de l'information. A l'occasion, deux dates sont données, par ex. 900-1632 (1922). Cette façon de procéder indique que la copie de la carte de 1632 qui est décrite a été produite en 1922. L'usage des crochets n'est toutefois pas toujours uniforme, tant pour ce qui est des dates que des autres renseignements. L'usager est donc invité à les interpréter avec discernement. Ceux qui sont peu familiers avec la collection doivent consulter les descriptions de niveau minimal et ArchiviaNet pour s'assurer qu'ils ont tenu compte de tous les indices classificateurs pour une cart donnée. Les renseignements qui suivent peuvent leur être utiles. L'indices classificateur des cartes de certaines régions, habituellement les provinces ou groupes de provinces, se termine en "00". Ainsi, Terre-Neuve est 100, les Provinces Maritimes, 200, Québec 300, Ontario 400, Prairies 500, Colombie-Britannique 600, Territoires du nord ouest 700, regions arctiques 800, La France en Amérique du nord 900, Amérique du Nord 1000, Amérique de Sud 2000, Europe 3000, Asie 4000, Afrique 5000, Australie, N.-Z. 6000, Terres Antarctiques 7000, Iles océaniques 8000. On ajoute "01" à "60" au premier chiffre ou aux deux premiers chiffres du numéro général pour indiquer un division d'ordre administratif ou naturel de la région générale, par example, tous les comtés se terminent par "20". Ainsi, un comté du Québec sera 320 + nom du comté, de la Grande-Bretagne, 3020 + nom du comté. Même si le chercheur trouvera la plupart des cartes d'une région dans un même groupe de classification (p. ex. 300-350), il est nécessaire qu'il consulter les descriptions de niveau minimal pour trouver les autres numéros sous lesquels les cartes de la région pourraient être classifiées. Par example, le chercheur qui étudie les Cantons de l'Est (au sud du Québec) commencera par l'indices de cette région, 307, celui de la région générale, 300, puis ceux des divisions administratives et naturelles de la région, 309-350. De même, les indices classificateurs 900 (la France en Amérique du Nord), 901 (vallée Richelieu-Champlain et vers l'est jusqu'à l'Atlantique), 1001 (frontière internationale), 1000 (Amérique du Nord) 1100 (Canada), devront être consultés. L'échelle des cartes pour les cartes générales indiquera probablement si la carte est suffisamment détaillée pour présenter quelque intérêt. Il y a plusieurs variations importantes dans l'utilisation du cadre de classification. La répartition des Etats-unis n'a pas été utilisée en entier; les indices 1200-1209 sont utilisés comme il est décrit plus haut, mais l'usager trouvera toutes les rivières sous l'indice 1210 + nom, toutes les villes sous l'indice 1240 + nom, etc. L'indice 9000 (le Monde avant Colomb) ne sert plus. Un nouveau numéro, -460- a été ajouté pour établir une distinction entre les Edifices du Parlement du gouvernement fédéral à Ottawa et tous les autres édifices de l'Ontario (450). Lorsqu'il utilise le collection, le chercheur doit: 1) consulter les descriptions de niveau minimal et ArchiviaNet; 2) utiliser une carte générale de la région et les index toponymiques pour obtenir les renseignements nécessaires sur les noms de lieu; 3) consulter tous les indices classificateurs possible; 4) en case de difficulté, ou pour obtenir un référence bibliographique précise, s'adresser à Cartography, Architecture et Geomatiques, Division du Patrimoine Visuel, 550, Boul. de la Cité, Gatineau K1A 0N4.
