La sous-série se compose de fichiers de données du Système de contrôle des ressources humaines (SCRH) et son successeur, la Banque de données sur l'équité en emploi (BDEE). Ces documents proviennent d'une reconstitution partielle des fichiers de données originaux, effectuée par le Conseil du Trésor en 1996. Ces fichiers ne sont pas les copies exactes des fichiers de données originaux tels qu'ils auraient apparus dans les systèmes informatiques opérationnels. Les données de ces deux petits logiciels rendent possible l'analyse du rendement de l'équité en matière d'emploi des ministères gouvernementaux et du gouvernement fédéral dans son ensemble, en rapport aux trois groupes désignés qui peuvent être établis avec précision seulement grâce à de l'auto-identification : les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles (les femmes, formant le quatrième groupe aux termes de la politique sur l'équité en matière d'emploi, ne sont pas comprises ici puisque les données sur l'équité en matière d'emploi se rapportant aux femmes sont couramment recueillies grâce à des procédures de dotation courantes et puisque des grands systèmes d'information reliés à un ordinateur central, comme le Système d'information des titulaires, servent à jeter les fondements permettant d'analyser et de suivre de près le taux d'activité des femmes. Le SCRH et la Banque de données sur l'équité en emploi demeurent de véritables fichiers de données sur le personnel qui tracent le portrait de tous les membres (connus) de ces trois groupes visés par l'équité en matière d'emploi et désireux de s'auto-identifier comme étant membres de la fonction publique hors de la catégorie de la direction tel que décrit dans l'Annexe I, Partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Ces deux bases de données représentent la seule source fiable pour des données (en format automatisé) portant sur ces trois groupes et s'étendant à tout le service. Les données informatisées de la Commission de la fonction publique, par exemple, ne comprennent que les particuliers qui se sont inscrits aux Programmes d'initiatives des mesures spéciales et non tout ceux auxquels s'adresse le programme.
En avril 1985, afin de mettre la base de données sur pied, le Conseil du Trésor a mené un sondage à l'échelle de l'administration fédérale. Chaque fonctionnaire a alors reçu un questionnaire dans lequel il était invité à s'identifier comme faisant partie d'un des trois groupes désignés. Environ 10 000 fonctionnaires fédéraux (ou 14 % d'entre eux) ont choisi de s'auto-identifier. A partir de 1987, les ministères ont recueillis les renseignements de base sur l'auto-identification des nouveaux employés (après 1985) sur des formulaires normalisés. La Commission de la fonction publique a ajouté, aux saisies de données ministérielles, des données provenant des demandes d'emploi et de leurs bases de données exposant en détails les participants des programmes d'initiatives des mesures spéciales, dans le but de constituer une base de données plus complète, capable de mesurer, avec exactitude,le taux d'activité des trois groupes désignés. Cet effort n'a pris forme qu'en 1988, en créant un fichier suffisamment exact. Le fichier de données maître du SCRH est, pour sa part, assez simple puisqu'il est composé de 19 éléments de données de base, qui ont augmenté à 22 lorsque le système révisé fut renommé Banque de données sur l'équité en emploi, en 1994. Mis à part le numéro d'identification personnel et le code d'identité du groupe désigné, la majorité des zones sont tirées du Système d'information des titulaires. Les zones de codes qui reviennent dans les deux cas sont les suivantes : le nom, les initiales, l'âge, le sexe, trois zones touchant l'identité des trois groupes désignés possibles, le salaire, le nombre d'années de service continu, le ministère, la catégorie professionnelle, le groupe professionnel, le sous-groupe (le cas échéant), le niveau au sein du groupe professionnel, le type d'emploi, le code de l'emplacement géographique, le code de la province et le nom de la ville (en lettres) du lieu de travail.
Le numéro d'identification personnel apparaît dans la version des fichiers de données des Archives nationales puisqu'il a été changé pour le numéro d'assurance sociale de manière rétroactive sur les fichiers plus anciens du SCRH par le créateur, avant leur transfert formel aux Archives. Les quatre zones originales principales du fichier maître du SCRH ont été omis de la version reconstituée : deux zones sur la date de contrôle interne, un signalement des entrées ne se trouvant plus dans le Système d'information des titulaires et donc assignées à être annulées du système et une zone émettrice déterminant si les données provenaient du sondage original du SCRH, de la Commission de la fonction publique ou d'autres sources du Conseil du Trésor ou de données recueillies par les ministères. La partie ajoutée au fichier de données maître du SCRH intégrant 29 zones supplémentaires (composés de sous-codes précisant le statut des groupes désignés pour la saisie des données des sondages originaux) n'a pas été conservée par le Conseil du Trésor lorsque le SCRH a été remplacé par la Banque de données sur l'équité en emploi et cette partie des fichiers de données a donc été perdue. Ces changements minimes et ces omissions signifient que chacun des fichiers de données archivistiques ne ressemble pas complètement aux instantanés d'écran originaux de la base de données pour les fins d'années, de 1988 à 1993. La version archivistique du fichier de données comprend une partie du fichier maître ayant une valeur archivistique. Les trois minces éléments de données ajoutés à la Banque de données sur l'équité en emploi sont dotés des codes suivants : l'indicatif d'unité de négociation, Yearsspen (sur le service ouvrant droit à la pension) et Cenaggl (un autre code géographique). L'ensemble commun de 19 variables dans les deux versions des fichiers de données rend l'analyse quantitative et de vérification des taux d'activité des groupes désignés et de la distribution possible, jusqu'à un certain point. Avec des renvois aux données du Système d'information des titulaires, les bases de données permettent un certain nombre d'analyses longitudinales et de profils de carrière. La population statistique se trouve à être les 15 000 à 20 000 fonctionnaires avec lesquels le Conseil du Trésor peut vérifier l'appartenance à un groupe désigné.
Les fichiers maîtres pour les fichiers de données moins récents ont dû être reconstitués en 1996 en prenant les instantanés d'écran annuels des numéros d'identification personnels du SCRH et de la BDEE et en les utilisant pour extraire les documents assortis du fichier de données sur la population correspondant de la fin de l'année provenant du Système d'information des titulaires. De plus, en créant la version archivistique du dossier pour le transfert, le Conseil du Trésor a tenté d'éliminer tous les documents qui ne touchaient pas exclusivement à un groupe désigné aux termes des paramètres de la politique (employés nommés pour une période déterminée de moins de six mois, étudiants, employés temporaires et appartenant à la catégorie de la direction ou de la gestion, c'est-à-dire à partir du directeur de division et en montant). Alors que cet essai ne semble pas avoir convenu avec les fichiers plus anciens, cette transaction signifie encore une fois que les fichiers de données archivistiques, pour une année donnée, ne reflètent pas parfaitement le fichier de données tel qu'il aurait existé lorsque l'instantané d'écran original aurait été pris à la fin d'une année précise. La raison de cette procédure de mise en forme des données est que les fichiers de données originaux ont été compilés à partir du processus de cueillette de données qui, pour des raisons administratives plus simples, comprenait tous les employés peu importe s'ils entraient dans la population visée par l'équité en matière d'emploi. Les fichiers mis en forme en vigueur reflètent les données greffées aux rapports statistiques produits dans le but de renseigner sur les taux d'activité des groupes, conformément aux politiques du Conseil du Trésor, mais la procédure a limité les études longitudinales possibles, particulièrement en ce qui concerne la partie de la population entrant désormais dans la catégorie de la direction. Le document archivistique se compose de données en format normal (le format .dbf) avec de la documentation essentielle (documentation, définitions de zone, deux guides de l'utilisateur pour le SCRH et la BDEE et le Guide des ministères concernant la collecte des données sur le Manuel des procédures de l'Administration centrale), nécessaire pour lire et déchiffrer les données et évaluer la méthodologie employée lors de l'édification de la base de données. Les fichiers de données archivistiques comprennent des extraits annuels de données recueillies à la fin de chaque année, pour 1988 à 1993 inclusivement et recueillies à la fin de chaque années financière (31 mars) pour 1994 et les années suivantes.
Il faut tenir compte que plus les fichiers de données datent de longtemps et plus, en général, le degré d'exactitude est bas. De plus, tous les fichiers de données sont sujets aux Lois à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi qu'à la directive voulant que le Conseil du Trésor soit consulté en ce qui a trait aux demandes sur les données datant de moins de cinq ans. Les données doivent être transmises aux chercheurs sous le couvert de l'anonymat. Pour avoir accès à la base de données " Finder " sous " BDEE "ou " SCRH " dans le champ de titre, consulter l'archiviste responsable de cette série. (RG55, G0002770-G0002777)
