Cette sous-série est un sous-ensemble des « meilleures » photographies officielles choisies par les photographes eux-mêmes. Les images donnent un aperçu des activités ou événements auxquels Stephen Harper a pris part à titre de chef de l'Opposition officielle, de novembre 2005 à janvier 2006, et de premier ministre du Canada, de février 2006 à novembre 2015.
Les photos officielles des premiers ministres servent traditionnellement à documenter la vie des premiers ministres pendant leur mandat. Elles sont principalement destinées aux archives. Toutefois, le Web et les médias sociaux ont changé la façon d'utiliser ces photos.
En plus de sauvegarder les photos originales prises pendant la journée et de les classer par événement, les photographes officiels de Harper devaient fournir du contenu pouvant être diffusé en ligne. Ils sélectionnaient leurs photos préférées de la journée, créaient une version JPG des images, y ajoutaient une légende et les modifiaient dans Photoshop. Les photos étaient ensuite versées dans la base de données PressRunner. Les photographes officiels créaient le contenu et préparaient les images à des fins de diffusion, mais la façon d'utiliser les images relevait uniquement des Communications du Cabinet du premier ministre et du Bureau du Conseil privé. La base de données PressRunner servait à faciliter la distribution des images.
Les meilleures photographies étaient diffusées publiquement, mais aussi utilisées par les unités du Cabinet du premier ministre pour accomplir leurs fonctions et leurs activités. Plus précisément, les photos servaient de matériel de recherche pour la planification et l'exécution des annonces mettant en vedette le premier ministre, les ministres, et d'autres fonctionnaires.
Dès le début du mandat de Harper, en 2006, et poursuivant ce qui avait été commencé pendant le mandat de Paul Martin à la fin de 2004, des photos ont été publiées sur le site Web du premier ministre (www.pm.gc.ca). De 2010 à 2013, une « photo du jour » a été ajoutée sur la page d'accueil. Dans les dernières années du mandat de Harper, les photos ont beaucoup été utilisées sur le site Web.
Les photos ont aussi été publiées sur différentes plateformes de médias sociaux comme Facebook, Flickr et Twitter. Certaines des images ont été ajoutées à des vidéos produites par les Communications et diffusées en ligne sur YouTube, par exemple. Vers 2008-2009, on a commencé à mettre des photos dans les communiqués de presse ou à en envoyer directement aux médias.
La base de données PressRunner n'a pas été donnée à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), mais toutes les images qui y étaient associées ont été acquises. À des fins de description archivistique, le personnel de BAC a extrait les métadonnées techniques de chaque photo ainsi que celles ajoutées par les créateurs. Les métadonnées extraites comprennent, sans s'y limiter : les légendes rédigées par les photographes, le nom du photographe, la date et l'heure de prise de la photo.
L'équipe d'archivistes a utilisé les légendes rédigées par les photographes afin de produire une description au niveau de la pièce pour chaque image de la sous-série. Les légendes ont également servi à donner un titre significatif à chacune des photos comme leur nom original alphanumérique avait été automatiquement produit par l'appareil photo. L'équipe des archives a inclus les légendes rédigées par les photographes dans la note sur la portée et le contenu de chacune des descriptions au niveau de la pièce. Les chercheurs doivent noter que les légendes ont été créées par les photographes le jour où ils ont pris la photo, et qu'elles peuvent parfois présenter une perspective politique ou partiale de l'activité décrite.
Les archivistes ont conservé à la fois les images originales et les meilleures versions de ces images. Les images originales et d'autres photos prises lors du même évènement sont disponibles dans la sous-série Photographies officielles originales.
