Le fonds est constitué de documents analogiques et numériques de la Conférence canadienne des arts comprenant les séries suivantes : documents administratifs; documents financiers; dossiers des membres; conférences, séminaires et forums; dossiers thématiques; publications; correspondance; dossiers de bureau; coupures de presse et albums; documents supplémentaires; photographies; oeuvres d'art; matériel promotionnel; services de données culturelles. Les documents comprennent des dossiers thématiques classés par ordre alphabétique concernant l'administration, les politiques et les activités de la Conférence. Les photographies analogiques et numériques qui se trouvent dans ce fonds illustrent les activités de la Conférence canadienne des arts : conférences, assemblées générales annuelles, séminaires, cérémonies de remise de prix, panels et forums. Le fonds comprend également des photographies de Robert C. Ragsdale, de Gordon F. Brown, de Barbara Novak et de nombreux événements non identifiés de la Conférence, des portraits de personnalités artistiques et culturelles ainsi que des oeuvres d'art. Le fonds comprend aussi des photographies représentant les directeurs et les présidents de la Conférence; les participants au Séminaire 66 et à la conférence Direction 74; les lauréats du Diplôme d'honneur de 1975; le modèle architectural du Centre national des Arts à Ottawa; la conférence sur la radiodiffusion et la conférence sur le droit d'auteur, toutes deux tenues en 1985; la remise annuelle des prix de 1999; des portraits du très honorable Vincent Massey, de S. E. Roland Michener, d'Alan Jarvis, de Peter Dwyer, de David Silcox et de divers officiers de la Conférence canadienne des arts. On y trouve également inclus une photo de groupe avec le premier ministre Pierre Elliott Trudeau. Le fonds comprend aussi des images numériques et des logos utilisés principalement pour le site Web et les publications de la Conférence. De plus, le fonds comprend des enregistrements sonores liés à la Conférence canadienne des arts, y compris des conférences et un enregistrement d'une émission de Radio-Québec intitulée Vous, les arts et l'état (n. d., 1969-1976). Il comprend également des enregistrements sonores numériques et des vidéos de conférences, de séminaires et de forums. Le fonds comprend en outre un film d'une réunion de la Conférence canadienne des arts à laquelle ont assisté le gouverneur général Ed Schreyer et le secrétaire d'État Francis Fox [vers 1980], ainsi que des vidéos de la conférence Chalmers en 2000, des forums « Thinking culture » en 2010, de la remise de prix de la Conférence en 2000, et des audiences numériques de la Conférence devant le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) à Ottawa, en 2000. Le fonds comprend également sept affiches créées pour des événements promotionnels de la Conférence canadienne des arts, et 12 caricatures mettant en vedette Richard Simmins, Moncrieff Williamson, Robert Hume, Jean Michaud, Duncan Cameron, Nathan Stolow et quatre personnes non identifiées, qui assistent tous à un séminaire tenu à Stanley House, en 1968, sur la planification et la conception d'une galerie d'art. Le fonds contient des documents créés par le Service de données culturelles, un organisme affilié, créé en 1972 grâce à une subvention du Programme d'initiatives locales du gouvernement fédéral. Le Service de données culturelles avait pour tâche de constituer un répertoire de tous les artistes et organismes artistiques au Canada, dans le but ultime de créer une liste d'envoi et un répertoire national pour la Conférence canadienne des arts.
Conférence canadienne des arts : La Conférence canadienne des arts a été fondée en décembre 1945 sous le nom de « Conseil des arts du Canada » afin de favoriser le développement culturel du peuple canadien, de travailler à l'encouragement et à l'avancement des arts au Canada et de servir les intérêts supérieurs des artistes canadiens. Les fondateurs et premiers membres consistaient en 16 organisations d'artistes qui s'étaient réunies au printemps de 1944 pour préparer et présenter ce que l'on a appelé « le mémoire des artistes » au Comité spécial de la Chambre des communes sur la reconstruction et le rétablissement. Avec la création du nouveau Conseil des Arts du Canada (un organisme distinct) en 1957, et la mise en oeuvre de l'une des recommandations du mémoire, l'organisme a changé de nom pour devenir la Conférence canadienne des arts. La Conférence canadienne des arts regroupait quelque 200 000 artistes et travailleurs du secteur culturel : créateurs, interprètes, techniciens, producteurs et distributeurs, dans toutes les disciplines et dans les deux langues officielles. Le conseil d'administration, élu par les membres, représentait toutes les régions du Canada et les principales disciplines des arts et de l'industrie culturelle. Dès ses débuts, la Conférence canadienne des arts s'est employée à réunir artistes et travailleurs du secteur culturel, à présenter leurs points de vue au gouvernement, à mener des recherches et à diffuser de l'information sur les développements et les questions d'intérêt pour ses membres. L'organisme a été efficace sur plusieurs fronts, et peut-être surtout pour faire reconnaître les arts par tous les paliers de gouvernement. Un rapport du Comité permanent du patrimoine canadien, Appartenance et identité: L'évolution du rôle du gouvernement fédéral pour soutenir la culture au Canada (publié en juin 1999) reconnaît l'influence majeure exercée par le Rapport final du Groupe de travail sur la politique culturelle pour le 21e siècle de par la Conférence. Plus tard, la Conférence canadienne des arts s'est intéressée activement aux enjeux touchant la culture dans les accords commerciaux internationaux, à la mise en oeuvre de la législation sur le statut d'artiste aux niveaux provincial et fédéral, à la promotion des arts et de l'éducation et au développement d'un réseau international pour les ONG culturelles. Depuis 1998, la Conférence jouait également un rôle déterminant dans la création du Réseau international pour la diversité culturelle, un réseau mondial d'artistes et de groupes culturels voués à contrer les effets homogénéisateurs de la mondialisation sur la culture. En 1954, la Conférence canadienne des arts a inauguré son Diplôme d'honneur pour souligner les services distingués rendus durant toute une vie dans le domaine des arts au Canada. Elle a également décerné le prix Media Awards for Coverage of the Arts (en français et en anglais) de Rogers Communications Inc., ainsi que le Keith Kelly Award for Cultural Leadership. La Conférence a joué un rôle déterminant dans l'établissement d'autres prix, y compris les prix du Financial Post soulignant l'appui du secteur privé à la culture, et les Prix du Gouverneur général pour les arts de la scène. Depuis sa création, la Conférence a également présenté divers conférences et symposiums (notamment les séminaires Thinking Culture et les conférences Chalmers) destinés à informer et à sensibiliser les travailleurs du secteur culturel et à leur offrir un espace pour communiquer, partager leurs connaissances et faire valoir leurs opinions. En 2012, la Conférence canadienne des arts a annoncé qu'elle commencerait à réduire ses activités, après que son financement ait été éliminé dans le cadre d'un programme général de réduction du déficit du gouvernement fédéral. Avant sa disparition, la Conférence recevait jusqu'à 60 % de son budget du gouvernement du Canada (ainsi que des fonds du Conseil des arts de l'Ontario et d'autres ministères provinciaux); elle travaillait à l'adoption d'un modèle de financement autonome. Toutefois, en raison d'importantes compressions budgétaires, elle a dû fermer ses portes en octobre 2012 après 67 ans d'existence.