Le fonds se compose de documents créés et/ou conservés par le ministère des Affaires extérieures et ses prédécesseurs. Les chercheurs ne doivent pas oublier que les documents textuels non traités et les documents d'autres supports ne sont pas inclus dans cette notice descriptive.
Canada. Ministère des affaires extérieures : La création du ministère des Affaires extérieures remonte à une loi adoptée par le Parlement en 1909, (8-9 Edward VII, C. 13, "une loi créant un ministère des Affaires extérieures", sanctionnée le 19 mai 1909). Avant 1909, le Canada n'avait pas d'organisation responsable de la politique étrangère. Cette fonction était traitée de multiples façons et confiée à plusieurs ministères. A l'époque de la création de la Confédération canadienne il n'y avait qu'une voix officielle vers l'étranger, soit le Bureau du Gouverneur général. Ce bureau était sous la responsabilité du Secrétariat d'État aux colonies, en Grande-Bretagne. Au Canada, le Gouverneur général agissait à titre de représentant officiel auprès du Bureau du Conseil privé, c.-à-d. le premier ministre et le Cabinet.
Au début de la Confédération canadienne, le Parlement était responsable de la réglementation des échanges, du commerce et de la défense, mais on ne croyait pas que le Canada devait agir librement dans le domaine des relations extérieures. La conduite des affaires étrangères du Canada reposait entre les mains du British Foreign Office. Les fonctions de la correspondance relative à la nomination des consuls à l'étranger, de l'extradition et des passeports étaient sous la responsabilité du Secrétariat d'État, de même que les visites à l'étranger et les cérémonies. Les questions commerciales se trouvaient sous la responsabilité du ministère du Commerce, et le ministère de l'Agriculture et plus tard le ministère de l'Intérieur ont été responsables de toutes questions relatives à l'immigration. Tous les aspects de la politique étrangère dans les domaines des pêcheries, des voies navigables et de la gestion des frontières, étaient la responsabilité du ministère concerné par ces questions.
Le ministère des Affaires étrangères a été créé en 1909, afin d'établir des relations avec les gouvernements étrangers, même si le Canada était toujours sous la tutelle de l'Empire britannique. Jusqu'en 1912, le Sous-secrétaire se rapportait au Secrétariat d'État, soit jusqu'au moment où le Ministère passa sous la responsabilité directe du premier ministre. Cette situation a prévalu jusqu'en 1946 lorsque " la loi modifiant la Loi sur le ministère des Affaires extérieures " (10 Georges VI, chapitre 6 : sanctionnée le 28 mai 1946) a remis les responsabilités du Ministère au Secrétariat d'État aux affaires extérieures.
A cette époque, les responsabilités du Ministère comprenaient l'émission des passeports, la recherche et la production de documents confidentiels sur des questions internationales, la participation à des négociations internationales, la responsabilité des consulats étrangers établis au Canada et des réseaux officiels de communications dans les domaines des relations commerciales, de l'immigration et de la défense, et cela même si les relations extérieures n'étaient pas la principale responsabilité du Ministère.
La Première Guerre mondiale a grandement contribué à l'accroissement des responsabilités du Ministère, bien que son mandat soit demeuré inchangé. Les années 20 ont vu les tâches s'accroître au sein de la Société des Nations, et en particulier au sein de l'Organisation internationale du Travail. Le recrutement d'agents du service extérieur mieux formés a permis au Ministère d'améliorer sa position dans un contexte international toujours plus exigeant. A la fin des années 20, les trois nouvelles missions de Washington, de Paris et de Tokyo sont passées sous la responsabilité du Ministère.
En 1931, la capacité du gouvernement canadien d'exercer encore plus son autonomie dans la conduite de sa politique étrangère s'est vue renforcer par l'adoption, en Grande-Bretagne, du Statut de Westminster. Ce Statut reconnaissait l'égalité des statuts entre chacun des Dominions et du gouvernement britannique. Cette indépendance croissante était évidente au cours des années 30, au moment où le Canada, à titre de nation, exerçait un contrôle de plus en plus grand sur ses décisions dans le domaine de la politique étrangère. L'entrée du Canada dans la Deuxième Guerre mondiale a été une autre étape importante pour le Canada en matière d'affaires étrangères. En 1939, le Ministère avait atteint un niveau de compétence suffisant pour lui permettre d'assumer cette responsabilité grandissante.
La Deuxième Guerre mondiale a eu un impact considérable sur la progression des fonctions et de la taille du ministère des Affaires extérieures. La création de nouvelles missions à l'étranger, nécessaires à la poursuite de l'effort de guerre comprenait l'établissement de nouveaux
haut-commissaires dans d'autres pays du Commonwealth, l'ouverture de nouvelles missions en Amérique Latine, la création d'une gamme d'activités consulaires partout dans le monde, et l'établissement et l'accroissement des relations diplomatiques avec les pays alliés du Canada et avec les gouvernements des pays occupés et exilés à Londres. La guerre a aussi ajouté de nouvelles responsabilités, en plus des fonctions habituelles du Ministère, soit la censure, les enquêtes et la sécurité, la guerre psychologique et économique, le contrôle des étrangers et des réfugiés, le traitement accordé aux Canadiens d'origine japonaise et les activités économiques liées aux contrôles des exportations et aux approvisionnements. En 1943, d'autres responsabilités concernant les négociations internationales sont apparues comme un autre défi pour le Ministère.
En 1946, "la loi modifiant la Loi sur le ministère des Affaires extérieures" a été adoptée par le Parlement, (10 Georges VI, chapitre 6 : sanctionnée le 28 mai 1946). L'amendement à cette loi a permis pour la première fois depuis 1912 qu'un ministre, non pas le premier ministre, ait la responsabilité du ministère des Affaires extérieures. La principale fonction du Ministère demeurait la préservation de l'accroissement de la participation du Canada au sein d'organisations internationales. L'amendement de la Loi a permis la représentation du Canada dans les pays étrangers, la négociation de traités et d'ententes, et de recueillir des informations concernant des développements susceptibles d'avoir une incidence sur les relations internationales du Canada.
Au début des années 80, dans une tentative de consolider toutes les opérations du service à l'étranger, le ministère des Affaires extérieures a acquis de nouvelles responsabilités dans les domaines du commerce et de l'immigration. Le Bureau de liaison du Service extérieur de la Commission de l'emploi et de l'immigration a été retiré de la Commission (décret du Conseil privé 891, daté du 31 mars 1981). Le 12 janvier 1982, la Délégation commerciale et le marketing international a été retiré du ministère de l'Industrie et du commerce (décret du Conseil privé 11, daté du 12 janvier 1982).
La création du ministère des Affaires extérieures, en vertu de la Partie 1 de la Loi sur l'organisation du gouvernement a été complétée le 7 décembre 1983. Cette loi fournissait la nomination d'un ministre pour le commerce extérieur pour appuyer le Secrétaire d'État aux affaires étrangères en matière de commerce extérieur. La Loi permettait aussi la nomination potentiel d'un ministre des relations internationales pour aider le Secrétaire d'État aux affaires étrangères en ce qui regarde les relations commerciales internationales du Canada. En 1989, le nom du Ministère était changé pour le ministère des Affaires extérieures et du Commerce international. En 1992, la fonction de l'immigration a été remise au Ministère de l'Immigration. Peu de temps après les élections de novembre 1993, on a annoncé que le nom du Ministère serait modifié pour le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international pour souligner l'indépendance du Canada dans la conduite de sa politique étrangère.
