Le fonds se compose de documents créés et/ou conservés par le Bureau du Conseil privé et ses prédécesseurs. Les chercheurs ne doivent pas oublier que les documents textuels non traités et les documents d'autres supports ne sont pas inclus dans cette notice descriptive.
Canada. Bureau du Conseil privé : Le Conseil privé du Canada, établi lors de la Confédération en vertu de la Loi constitutionnelle de 1867 (anciennement l'Acte de l'Amérique du Nord britannique, 30-31, Vic., ch .3, Royaume-Uni), est en fait le successeur du Conseil exécutif des Provinces Unies du Canada. L'adhésion au Conseil privé est synonyme d'adhésion au Cabinet, car les membres sont des chefs ou ministres d'un ministère du gouvernement formant l'administration au pouvoir. Bien que les conseillers privés soient membres à vie, le Gouverneur général agit selon les conseils du Cabinet et non selon ceux de tous les membres du Conseil. Les décrets sont les documents les plus importants produits par le Gouverneur général en conseil.
Le premier greffier du Conseil privé occupait fondamentalement les mêmes fonctions que celles existant dans la Province du Canada; il aidait le Président du Conseil privé en coordonnant les recommandations des ministres, y compris les décisions devenues des décrets et, jusqu'à la création du ministère des Affaires extérieures en 1909, gérait les dépêches de l'office des colonies. En 1901, le greffier du Conseil privé assumait aussi la responsabilité de l'assermentation des titulaires d'une charge gouvernementale (CP 226, 28 janvier 1901).
Depuis 1867, les responsabilités du Conseil privé ont été profondément modifiées. Des sous-comités ayant des responsabilités particulières ont graduellement été créés. Par exemple, le Conseil du Trésor a été établi en 1867 comme sous-comité permanent du Cabinet afin de traiter des décisions relatives aux dépenses ministérielles (CP 3, 2 juillet 1867); il est devenu un ministère distinct en 1966. Le sous-comité des chemins de fer est un autre comité créé en 1869 (CP 838, 12 janvier 1869); il a cependant été remplacé en 1903 par la Commission des chemins de fer.
Le Président du Conseil privé, dans son rôle de ministre responsable du Bureau du Conseil privé, a, au besoin, remplacé le Gouverneur général à la présidence. Le poste a le plus souvent été rempli par le premier ministre; en 1962, le premier ministre était finalement reconnu comme ministre responsable.
Le Bureau du Conseil privé s'est servi, avant 1914, de comités ad hoc pour traiter de problèmes à court terme; cependant, au cours de la première guerre mondiale, le Bureau a de plus en plus utilisé les comités permanents. Plus tard durant la guerre, le Comité de guerre a coordonné le travail de guerre pertinent aux ministères gouvernementaux (CP 3005, 23 octobre 1917) et le Comité de reconstruction et développement (CP 3006, 23 octobre 1917) a pris en charge les initiatives canadiennes envers l'effort de guerre. Après la grande guerre, l'utilisation des comités ad hoc a augmenté et peu de sous-comités ont été formés.
Le Bureau du Conseil privé ne comptait que quatre employés permanents à la fin de la première grande guerre et les décrets étaient les seuls documents du Cabinet systématiquement conservés.
Le Comité de défense du Cabinet, un sous-comité du Conseil privé, a été mis sur pied en 1936 (CP 2097, 20 août 1936). Bien qu'il ne se soit réuni qu'à deux reprises avant la deuxième guerre mondiale, il a oeuvré jusqu'en 1962. Dix nouveaux comités ont été formés au cours de la deuxième guerre mondiale afin de pourvoir à la conduite de la guerre et coordonner les diverses activités du gouvernement. Le Comité de guerre du Cabinet était le plus important de ces comités.
Le greffier du Conseil privé était, avant 1940, le seul haut fonctionnaire au service du premier ministre. Arnold Heeney a été, en 1940, le premier à assumer les fonctions de greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet. M. Heeney a établi les procédures et, pour la première fois, enregistré le procès verbal et les conclusions d'une entité du Cabinet - le Comité de guerre du Cabinet. M. Heeney souhaitait l'adoption de procédures pour les conclusions du Cabinet ou les décisions de tout le Cabinet; en 1944, les ordres du jour, procès-verbaux et documents d'appui (documents du Cabinet) écrits par le Cabinet étaient enregistrés. En 1942, la Division des décrets, ordonnances et règlements statutaires était mise sur pied (CP 7992, 4 septembre 1942), en plus du registre de maintien des ordonnances et procès-verbaux du Conseil, des procès-verbaux du Conseil du Trésor et autres ordonnances du gouvernement.
Les responsabilités du Bureau du Conseil privé ont été élargies après la deuxième guerre mondiale. Il a conseillé le premier ministre et le Cabinet en matière de politique et un service administratif a été mis à la disposition des divers comités. Le Conseil privé a aussi assumé la responsabilité des organismes suivants : le Mutual Aid Board, établi en 1943 (7 George VI, ch. 17, 1943); la Commission du district fédéral de 1945 à 1957 alors qu'elle est devenue la responsabilité du Cabinet du premier ministre (CP 5943, 7 septembre 1945); et le Comité sur la recherche scientifique et industrielle s'occupant de la Commission de contrôle de l'énergie atomique (CP 1127, 27 mars 1947). Le secrétariat du Cabinet est devenu un comité permanent à l'intérieur du Bureau du Conseil privé et le consignataire des documents du Cabinet. En 1948, le comité législatif a obtenu sa permanence.
Le Président du Conseil privé était responsable du comité ad hoc sur la Voie maritime du Saint-Laurent (CP 622, 25 avril 1957) et du Bureau des mesures d'urgence, un organisme de protection civile mis sur pied en 1957 pour s'acquitter des services gouvernementaux en cas de guerre nucléaire.
Sous l'administration du premier ministre Diefenbaker, trois secrétaires adjoints ont été nommés; ils étaient responsables de tenir le Cabinet au courant des sujets. M. Diefenbaker s'est cependant moins servi des comités du Cabinet et le poste de Président du Conseil privé a été inoccupé de 1957 à 1962.
Une restructuration entreprise en 1964 a provoqué le remplacement de la plupart des comités ad hoc par neuf comités permanents du Cabinet ayant chacun leur propre secrétariat. En 1968, le premier ministre Trudeau a converti le Bureau du Conseil privé en une opération plus axée vers le sens des affaires en réduisant le nombre de comités du Cabinet, qui se réunissaient sur une base plus régulière. Il a délégué certains des pouvoirs du Cabinet à ces comités. Tous les ministres, membres ou non des comités, recevaient des documents provenant des comités en plus de la permission de voir le Cabinet en entier discuter d'un article traité en comité. Lors de la restructuration de 1968, quatre comités de coordination et cinq comités spécialisés ont été mis sur pied, trois divisions principales ont été créées et le Bureau du Conseil privé a reçu des propositions de programmes et politiques sous forme de présentations au Cabinet. Lorsqu'une décision était prise, elle était enregistrée; lorsqu'elle était approuvée, elle était acheminée au ministère responsable.
Avant 1980, les ministères gouvernementaux traitaient habituellement avec les provinces. Au cours des années 1960, le premier ministre Pearson a donné au Secrétariat du Cabinet la responsabilité de la coordination des relations fédérales/provinciales.
En 1968, le premier ministre Trudeau a mis sur pied une division spéciale du Conseil privé responsable de l'élaboration des politiques, du maintien des liaisons avec les ministères et de la coordination des conférences fédérales/provinciales. En 1975, la Division des relations fédérales/provinciales du Bureau du Conseil privé était établie comme un bureau distinct (CP 93, 16 janvier 1975). En 1984, les relations fédérales/provinciales étaient pleinement intégrées dans le Bureau du Conseil privé.
Suite à l'accroissement de ses responsabilités, en plus de conseiller le premier ministre et le Cabinet, le Conseil privé est passé de 142 à 352 employés entre 1971 et 1975.
En 1979, sous l'administration du premier ministre Clark, un " cabinet principal " avec autorité finale de prise de décision était mis sur pied et le rôle de tout le Cabinet se limitait à la discussion et la coordination. M. Clark a aussi établi le Système de gestion des secteurs de dépenses dont le rôle était de prévoir les priorités de dépenses et la réattribution des ressources à l'intérieur des ministères.
En 1980, sous l'administration du premier ministre Trudeau, le comité chargé des priorités et de la planification, regroupant le président de tous les comités du Cabinet, et traitant donc d'une vaste gamme de questions, assumait la responsabilité du cabinet principal et avait l'autorité de prendre des décisions définitives au même titre que le Cabinet.
