Les chercheurs peuvent accéder aux documents en effectuant une recherche pour un levé donné, ou en utilisant des mots-clés pour trouver les numéros officiels (no du levé ou no des terres du Canada), le nom des arpenteurs, les dates, le titre de la carte ou l'emplacement géographique visé.
Les documents peuvent aussi être repérés au moyen d'informations alphanumériques. Les lettres donnent une indication générale du type et du but du levé ainsi que du lieu géographique. Par exemple, RR désigne les voies ferrées (railroad); T désigne les tracés; S, les croquis (sketch); FB, les carnets de notes d'arpentage (field book); BC, la Colombie-Britannique; RD, les routes (road); et IRR, l'irrigation. Les tout premiers plans renfermant plusieurs feuillets ou copies sont aussi dotés d'un préfixe (A, B, C) permettant de distinguer ces dernières.
Les dossiers textuels sont numérotés de la même façon. Les documents peuvent être repérés grâce à des mots-clés ou aux numéros à cinq chiffres des terres du Canada.