La série se compose d'un index numérique qui se trouve à être un instrument de recherche pour les séries principales des dossiers de décisions de 1966 à 1996. (RG 55 volumes 1583-1643, 21982-22037).
Cet " index " est en fait un instrument de recherche pratique élaboré par le Conseil du Trésor en 1966 afin de fournir un accès limité aux sujets des séries principales des dossiers de décisions qui sont classés par numéro du Conseil du Trésor et sont, de ce fait, inaccessibles sur les plan des sujets. L'" index numérique " est un instrument relativement élémentaire composé de la première page (résumé) de chaque présentation qui, selon son organisation, offre un accès limité aux sujets des principales séries de dossiers des décisions au niveau du ministère ou de l'organisme par année. Ce système a remplacé le système de fiches gardé de 1948 à 1965. La partie du système de fiches qui consistait à classer les documents par année, par ministère et puis par principaux types de présentation n'existe plus. La disparition de ce système de fiches est venu brouiller l'utilisation extensive de la recherche des séries de dossiers de décisions pour les années en question, rendant une recherche sur les principaux dossiers de décisions peu pratique pour la plupart des sujets sauf si la date d'approbation était connue d'avance. (Voir le groupe R776-40-6-E pour une description des autres instruments premettant un accès aux sujets pour les dossiers datant d'avant 1966).
L'index numérique classe la première page de chaque présentation selon la date d'approbation et puis par ministère (et ensuite par organisme subalterne) et puis pour les plus grands ministères, selon un des quatre types de présentations se rapportant aux questions de personnel, de contrats, de dépenses et aux autres questions variées ne se rapportant pas aux trois dernières catégories et enfin, au sein de chaque type de sujet, par numéro unique du Conseil du Trésor. Avec une période et un point de concentration limité à un ou deux organimes, une recherche, même encore laborieuse, devient pratique à l'aide de cet instrument d'accès. La série principale étant classée simplement par numéro, cet instrument de recherche original est également la seule méthode désignée pour récupérer une décision lorsque le numéro de reférence d'autorisation a été égaré.
Afin d'utiliser les dossiers d'index de façon efficace, les chercheurs doivent savoir que l'ordre original gardé au sein de chaque grand dossier ministériel a été conservé en accord avec les quatre catégories de présentations (personnel, contrats, dépenses et autres) mais qu'il n'y a absolument rien permettant de déterminer les sections. Les seuls moyens pouvant déterminer le changement d'une catégorie à une autre demeurent que les numéros de décision séquentiels soient classés en ordre par type; ainsi, lorsque les décisions portant sur les contrats prennent fin et que les dépenses débutent, la séquence numérique va soudainement changer à l'envers. En théorie, l'ordre des quatre types de décisions reste toujours le même afin qu'un chercheur puisse procéder comme si les décisions se rapportant au personnel précèdent les contrats qui précédent les dépenses qui précèdent les décisions ayant trait à la catégorie contenant des sujets divers.
