La série se compose de documents du système des chemises et des registres de copies lettres qui était utilisé avant 1893 pour la réception et la production de documents. Le Cabinet du ministre constituait alors le noyau de l'ancien ministère de l'Agriculture. Ce cabinet, où ne travaillaient que quelques fonctionnaires et préposés aux documents, était responsable de la coordination de l'information qui circulait entre les nombreuses composantes polyvalentes du ministère. Le système des chemises et des registres de copies lettres fut conçu pour mener à bien cette activité.
Il n'est pas inutile d'en expliquer le fonctionnement. Chaque article de correspondance reçu était placé dans une chemise, décrit et numéroté individuellement dans un registre selon l'ordre de son arrivée au ministère, ordre qui servait également au classement. Un index complétait le registre et regroupait, par ordre alphabétique des auteurs de lettres, la correspondance ainsi disséminée. Chaque article était désigné dans l'index par son numéro de chemise. Le préposé du Ministère pouvait ainsi localiser un document donné dans le registre, ainsi que toute autre lettre de n'importe quel correspondant.
La correspondance expédiée de ce système d'archivage est reproduite dans des registres de copies lettres classés dans l'ordre chronologique de leur rédaction. Toute lettre expédiée était transcrite dans le registre de copies lettres, numérotées, puis indexée sous le nom du destinataire. Pour trouver une lettre écrite en réponse à une lettre reçue, il suffisait de retrouver le nom du correspondant dans l'index des noms, après avoir déterminé la date probable de rédaction de la lettre expédiée, ce qui, normalement, ne dépassait pas quelques jours après l'enregistrement de la lettre reçue.
Le sujet était rarement classifié et enregistré, ce qui rendait laborieuse toute recherche documentaire. Comme à l'époque la principale responsabilité du cabinet du Ministre était de collecter, de compiler et de diffuser l'information relative aux affaires agricoles, techniques, culturelles et démographiques, les limitations du système des chemises faisaient souvent obstacle aux activités du Ministère comme centre d'information.
Comme l'immigration et la colonisation devenaient de plus en plus importantes pour le nouveau gouvernement, le fort volume d'information qui arrivait au cabinet du ministre et en ressortait outrepassa bientôt les capacités du système des chemises. Au milieu des années 1890, le Ministère commença à constituer des dossiers-matière qui réunissaient les lettres expédiées et reçues sur un sujet donné. Des vestiges de l'ancien système demeuraient cependant; la numérotation des dossiers-matière suivait le schéma séquentiel amorcé en 1865, et, dans certains cas, on recourait encore au système des chemises. Au milieu des années 1890, de volumineux dossiers-matière coexistaient avec les chemises de lettres individuelles de l'époque précédente.
A cette même époque, le principe des dossiers-matière fut adopté dans tous les centres d'archives du gouvernement fédéral. Les vedettes des dossiers-matière du ministère de l'Agriculture et leur enregistrement furent progressivement raffinés, en même temps que les autres responsabilités du ministère étaient transférées, entre 1893 et 1919, à d'autres organismes fédéraux, et que tous les efforts pouvaient alors être orientés vers la gestion de l'information spécialisée en agriculture. Le système des chemises et des registres de copies lettres, qui avait été mis sur pied dans les années 1860 et modifié par la création des dossiers-matière dans les années 1890, fut abandonné en 1920.
