La sous-série est constituée d'une copie sur microfiche d'une partie du système de fichiers créé et conservé par le Programme des affaires indiennes et inuit, bureau central des documents, afin de simplifier le repérage et l'obtention de dossiers. Avant l'instauration du système automatisé de gestion des dossiers, le bureau central de documents des Affaires indiennes et inuit, comme nombre d'autres bureaux de documents gouvernementaux, utilisait un système de cartes (que les gens appelaient souvent des " fiches de renseignements ") afin d'exercer un contrôle intellectuel sur les dossiers du système central de gestion. L'outil principal de ce système était la fiche de renseignements elle-même, un fichier créé pour chaque dossier sur lequel on inscrivait l'historique du dossier au cours de son cycle de vie : de sa condition active à sa condition inactive jusqu'à sa destruction ou son transfert vers les Archives nationales. Bon nombre d'outils connexes et d'index étaient utilisés pour simplifier l'utilisation des fiches de renseignements. Ce système est utilisé au sein du bureau central des documents du Programme des affaires indiennes et inuit au moins depuis l'instauration de la version modifiée du système de classification numérique duplex dans les années 1950. Cette sous-série ne contient pas les fiches de renseignements de la version modifiée du système de classification numérique duplex ni du système numérique par blocs qui l'a remplacé. Ces fiches de renseignements sont encore sous la garde du Programme des affaires indiennes et inuit. Par contre, cette sous-série comprend effectivement une copie (sur microfiche) des index des fiches de renseignements pour la version modifiée du système de classification numérique duplex. Ces index sont utiles, jusqu'à un certain point, pour repérer et déterminer l'emplacement approximatif des dossiers créés à l'aide de la version modifiée du système numérique duplex. Les données ayant été transférées sur microfilm au début des années 1980, les renseignements qui figurent sur la fiche ne sont pas à jour. Par exemple, bien que les fiches indiquent la condition des dossiers jusqu'en 1981 environ (par exemple, destruction, transfert vers les Archives nationales ou attribution d'une nouvelle cote), elles ne donnent aucune indication sur les changements apportés à la condition des dossiers depuis cette date. Cette sous-série contient également une copie, sur microfiche, de divers outils et index connexes qui servent à simplifier la manipulation des fiches de renseignements de la version modifiée du système de classification numérique duplex. En outre, une caractéristique importante de cette sous-série est le fait qu'elle comprend divers outils qui permettent de retracer l'emplacement approximatif des documents créés dans le cadre des systèmes de classification des dossiers antérieurs au système numérique duplex modifié (par exemple la série rouge, la série noire, la série 1000, etc.). Le système de classement du Programme des affaires indiennes et inuit et ceux qui l'ont précédé ont fait l'objet de réorganisations importantes depuis l'instauration du premier système central de gestion des dossiers. Ces changements comprenaient l'instauration de nouveaux systèmes de classification et, par conséquent, la fusion et/ou la réattribution de numéros aux dossiers. Les fichiers que l'on peut consulter dans cette sous-série fournissent des liens essentiels qui permettent de retracer un dossier au cours des diverses étapes de son cycle de vie au sein du système de classement dans lequel il a été créé et dans les systèmes subséquents où il a été transféré.
Les 29 index distincts qui composent cette série sont de natures différentes et, de ce fait, s'utilisent tous de manière différente. Certains donnent des indications relatives aux dossiers du MAINC (et, souvent, aux numéros de volumes des Archives nationales) du point de vue de systèmes de classification complets. Certaines fiches font référence à la série rouge, à la série noire, à la série " First ", à la série " Thousand " et au système modifié numérique duplex. Certains des outils sont des listes des blocs de dossiers qui ont été transférés aux Archives nationales. D'autres sont des listes classées en fonction des sujets, par exemple, " Hydrocarbures, alphabétique ", " Hydrocarbures, numérique ", " Terres, alphabétique ", " Iles ", " Ventes de terres ". Dans certains cas, il s'agit uniquement d'outils destinés à simplifier l'utilisation des autres index. Les index " Réserves, alphabétique " et Bandes, alphabétique ", par exemple, sont des listes alphabétiques qui indiquent les numéros de réserve et de bande ainsi que les anciens codes et les nouveaux codes des centres de responsabilité même si ces index ne contiennent pas les références complètes des dossiers. L'un d'eux, l'" index des sujets, alphabétique " est particulièrement utile comme instrument de référence pour repérer les dossiers dans la dernière version du système de classification numérique duplex. En effet, de cette façon il est plus facile d'accéder aux sujets que lorsqu'on se fie au titre du bloc de dossiers qui figure dans le manuel du système de classification des dossiers. Enfin, il est important de souligner que les outils de cette sous-série cataloguent et décrivent tous les dossiers créés par le Programme des affaires indiennes et inuit, pas seulement la petite quantité de documents qui sont maintenant sous la garde des Archives nationales. La plupart des documents auxquels ces instruments font référence sont encore sous la garde du Programme des affaires indiennes et inuit.
Les microfiches portent des numéros qui se suivent (1-898) et sont divisées en index distincts qui ont été reliés dans les volumes 10884 à 10887.
La sous-série inclut aussi des cartes (« fiches de renseignement ») originales; veuillez consulter les acquisitions reliées pour plus d'information.
